Da die Bescheinigung nicht vorliegt…

Letzte Woche erwischte es mich eiskalt. Ein Kunde ruft mich an und sagt, dass er gerade von der gesetzlichen Krankenkasse angeschrieben wurde. Diese teilte ihm mit, dass er jetzt doch nicht in die Private wechseln könne, da er die erforderliche Bescheinigung nicht weitergegeben hätte. Der Hintergrund dafür ist folgender: Die Mitgliedschaft in einer Krankenversicherung, gesetzlich oder privat, ist eine Pflichtversicherung. Und der Vorversicherer muss sicherstellen können, dass derjenige weiter versichert ist.

Ich war in so weit von dem Anruf verwirrt, weil ich grundsätzlich versuche, meinen Kunden den lästigen Papierkram abzunehmen und im Zuge dessen diese Bescheinigung an die gesetzliche Krankenversicherung gefaxt habe.

Jetzt gibt es schon seit Beginn meiner Tärigkeit einen Standard in meinem Büro: Jedes Blatt Papier wird gescannt und im Verwaltungsprogramm hinterlegt. Wahlweise direkt bei den Kundendaten, den Vertragsdaten oder auch in einem Vorgang. Heißt: wenn ein Dokument über meinen Schreibtisch gewandert ist, ist es dort zu finden.

Scansnap S1300i beim Wolfsburger Versicherungsmakler
Hier werden die Dokumente gescannt

Zurück zu dem Vorfall: Da ich gerade in der Nähe meines Büros in der Reisliner Straße 57 in Wolfsburg war, schaute ich eben rein(während des Werksurlaubes bei Volkswagen ist es in der Zeit nicht wie gewohnt besetzt). Das Heraussuchen der entsprechenden Bescheinigung nebst Faxsendebericht dauerte ca. eine Minute, ein paar Minuten später war diese an die E-Mail an die zuständige Sachbarbeiterin der Krankenkasse gehängt und versendet worden.

Keine 24 Stunden später hatte ich einen Anruf genau dieser Sachbearbeiterin, die sich für das Übersehen entschuldigte und meinen Kunden zum geplanten Zeitpunkt aus der gesetzlichen Krankenversicherung entließ. Mein Kunde war natürlich glücklich und erleichtert.

 

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